Groepsweblog: zit het succes in de tool of is het iets anders?
Een groepsweblog werd het belangrijkste middel voor het delen van kennis en informatie in mijn team van projectmanagers. Lag dat nu aan die tool of zat het in iets anders?
Omdat ik net ben begonnen met mijn onderneming De Bovenverdieping spreek ik veel met vrienden, kennissen en mensen in mijn netwerk over wat ik nu precies doe. Ik leg dan uit dat het gaat om het beter laten samenwerken van mensen in organisaties. Meestal kijkt mijn gehoor mij dan een beetje wazig, hoewel niet ongeïnteresseerd, aan. Toegegeven, dat is ook nog erg vaag, ‘beter samenwerken’. Werken we in de meeste bedrijven dan zo slecht samen? Daar kun je op verschillende manieren tegenaan kijken.
Ik denk dat de meeste medewerkers in organisaties in principe gemotiveerd zijn om hun werk goed te doen en dat ze daarvoor vaak hun collega’s nodig hebben. Niet alleen om kennis en informatie uit te wisselen om hun taken te kunnen uitvoeren, maar ook om zich verbonden te voelen met anderen in de groep, te leren en waardering voor hun werk te krijgen. In die zin denk ik dat in de meeste organisaties goed wordt samengewerkt of dat althans de wil daartoe aanwezig is.
Maar is het resultaat van die samenwerking ook altijd optimaal? Daar ben ik niet zo van overtuigd. Zelf ben ik een tijd als projectmanager werkzaam geweest in een groot bedrijf. Ik maakte onderdeel uit van een team van projectmanagers die allemaal hun eigen projecten deden op verschillende locaties in het land. Eens in de maand kwamen we samen om over onze projecten te praten en probeerden we ons gezamenlijk te ontwikkelen in het vak. Toch merkte ik dat ik voornamelijk alleen mijn weg moest vinden in mijn project en in de organisatie. Hoe kwam dat?
Terugkijkend denk ik dat er twee belangrijke factoren een rol hebben gespeeld in de geringe interactie tussen de collega’s binnen het team
- Het ontbreken van een prikkel. Ik kon heel goed mijn werk doen zonder te overleggen met collega’s. Ik wist eigenlijk ook niet zo goed wat mijn collega’s specifiek konden toevoegen in mijn project. Ik kende hun projecten slechts oppervlakkig uit onze maandelijkse bijeenkomsten en wist omgekeerd ook niet wat ik daar voor hen aan toe zou kunnen voegen. Ik had het gevoel dat ik mijn werk goed deed in mijn eentje en dat deze zelfstandigheid ook van mij als professional werd verwacht
- De drempel om elkaar te bereiken. Als er al een prikkel was om mijn collega’s inhoudelijk te betrekken, merkte ik bij mijzelf een bepaalde terughoudendheid. Zomaar een e-mail sturen aan het hele team vond ik geen goed idee aangezien iedereen drukke projecten heeft en zo’n ongerichte e-mail sneeuwt dan al snel onder in ieders ‘inbox’. Door de verschillende locaties kwamen we elkaar ook weinig in de wandelgangen tegen en bovendien moet je dan net toevallig die collega tegen het lijf lopen die je met zijn kennis kan helpen.
Dat werd anders toen we met een teamweblog gingen werken. Omdat ik in mijn project bezig was met het implementeren van teamweblogs, heb ik er ook een geïntroduceerd in mijn eigen team. Het werkte erg eenvoudig: ieder teamlid kon berichten plaatsen, lezen en reageren. Elk bericht was terug te vinden onder verschillende onderwerpen en door op trefwoorden te zoeken.
Met dit platform voor ons eigen team was het ineens mogelijk om heel laagdrempelig iets te delen van mijn projecten, waar collega’s vervolgens op konden reageren. Met deze berichten hoefde ik mijn collega’s niet te ‘storen’ omdat ze zelf bepaalden wanneer ze er naar keken. Het reageren op een bericht was erg eenvoudig en bovendien kon iedereen meteen alle reacties zien. Door te zien wat anderen op het platform deelden werd ik zelf ook weer geprikkeld om reacties te geven of zelf iets te plaatsen. Kortom, er ontstond veel meer samenwerking. Ging dat vanzelf?
Hoe mooi de weblog tool ook was en hoe goed hij ook werkte, het ontstaan van de samenwerking daarmee ging niet vanzelf. De maandelijkse bijeenkomsten waren nog steeds nodig en we hebben een aantal doelstellingen voor onszelf geformuleerd die ons dwong tot samenwerken. In het begin werd er nog veel per e-mail rondgestuurd, maar met actieve begeleiding van mijn kant kregen de meesten snel in de gaten dat de weblog toch een veel meer geschikt instrument was. Binnen een aantal maanden was de weblog het belangrijkste medium voor het delen van kennis en informatie binnen het team. Het grote voordeel is dat deze kennis en informatie echt door de groep is opgebouwd, overzichtelijk is, makkelijk terug te vinden en –heel belangrijk- niet meer gekoppeld aan individuen. Wanneer iemand het team verlaat, blijft de kennis beschikbaar en kan de nieuwe collega zich gemakkelijk inwerken in het team.
Het succes van de teamweblog waarmee ik met mijn collega’s heb gewerkt was echt een combinatie van de tool zelf, het creëren van de juiste setting en het begeleiden van de gebruikers. Deze drie factoren zijn echt allemaal even belangrijk. Laat je niet verleiden tot het kopen van een tool alleen, want dat draait geheid op een teleurstelling uit!
« Online Community Unconference 2008 op 18 juni @Mountain View | Home | Het E-mail monster »
Comments
Trackbacks
Leave a Comment