Blog
Social Networking: no man is an island
Laatst zag ik het woord weer: “ubuntu”. Buiten het feit dat ik het woord lekker vind klinken, heeft het ook een intrigerende betekenis. Het wordt in zuidelijk Afrika veel gebruikt en betekent zoveel als: “een mens is een mens door andere mensen”. Het is een veel gebruikt begrip in die contreien en geeft de verbondenheid van mensen aan. In deze tijd van vergaande individualisering is dat een inzicht waar nog wel eens aan wordt voorbijgegaan. Het lijkt ook sterk op die andere bekende uitspraak: “no man is an island” dat al dateert uit de 16e eeuw (John Donne, 1572 – 1631) en nog steeds bij velen bekend is.
Dat brengt mij bij een van de paradoxen van de moderne tijd: enerzijds vergaande individualisering, anderzijds nieuwe vormen van verbondenheid tussen mensen. Daar waar de oude structuren van kerk, buurt, sportvereniging en politieke partij steeds meer naar de achtergrond raken en mensen steeds meer kiezen voor zichzelf zonder zich in een keurslijf te wurmen, zie je ook dat op andere plaatsen, met name op internet, mensen zich juist makkelijker met elkaar verbinden. Zeker jongeren hebben weinig schroom hun identiteit (of alter ego) op internet prijs te geven en gaan makkelijk contacten aan met onbekenden. Op die manier lijkt er meer ruimte te zijn voor individualiteit en tegelijkertijd verbondenheid. Internet lijkt hierin een belangrijke, zo niet cruciale factor.
Zelf ben ik niet een echte ‘die-hard’ internetter, maar sta ik via Schoolbank en LinkedIn wel weer in verbinding met mensen die ik erg lang niet meer heb gezien en anders helemaal uit het oog verloren zou zijn. En dan zit ik nog niet eens op Hyves. Vraag is alleen: wat doe je met die verbondenheid? Wat levert het eigenlijk op, anders dan een ‘gevoel’ van vebondenheid? Dat is bij mij nog steeds de vraag bij de meeste toepassingen van ‘Social networking’ initiatieven op internet. Een iets gerichtere aanpak vind je bij www.watvindenwijover.nl . dat is een leuke site waar je grappige, interessante en nuttige dingen die je op internet hebt gevonden met anderen kan delen, voorzien van jouw mening. Toch blijft ook hier het doel een beetje in de lucht hangen.
Gek genoeg voorspelt Forrester een grote groei in de investeringen in dit soort ‘social networking’ tools in de komende jaren.
Waarop is deze voorspelling gebaseerd? Wanneer je er goed over nadenkt, denk ik dat er best hele goede, doelgerichte toepassingen te vinden zijn die echt iets kunnen opleveren. Ik denk bijvoorbeeld aan de wat grotere organisaties. Daar werken zoveel mensen aan zoveel verschillende zaken dat het onmogelijk is een goed overzicht te krijgen van wie wat weet en waar je waarvoor moet zijn. Vervolgens zie je dat ieder maar weer voor zich aan de slag gaat en iedereen op die manier, bewust of onbewust, zijn eigen eiland creëert. Wanneer mensen in zo’n organisatie met behulp van ‘social networking’ tools weer leren om goed om zich heen te kijken en ook onbekende collega’s opzoeken om mee samen te werken, dan weet ik zeker dat er veel efficiënter wordt samengewerkt en het wiel minder vaak opnieuw wordt uitgevonden!
Het E-mail monster
Eind jaren 90 was het de ‘Killer-applicatie’ van het internet: e-mail. Met deze uitvinding was het voor het eerst mogelijk om geschreven berichten en documenten, digitaal en snel over grote fysieke afstanden uit te wisselen. En inderdaad, dat was een enorme verbetering, want tot die tijd werkten de meeste bedrijven nog met een interne postafdeling die een paar keer per dag fysieke documenten rondbracht in de gangen van het bedrijf. Tegenwoordig kun je je dat gewoon niet meer voorstellen! Toen de e-mail zijn intrede deed was dat echt een geweldige verbetering in de communicatie.
Nu, ruim 10 jaar later, zitten we weer in een nieuwe fase. Het enthousiasme waarmee de e-mailapplicatie destijds werd ontvangen heeft plaats gemaakt voor gewenning en vermoeidheid. E-mail begint ons werk steeds meer te beheersen. Het ‘afwerken’ van de e-mails is voor velen een dagelijks corvee en in de uitpuilende inboxen zien veel mensen berichten over het hoofd. Ook het terugvinden van informatie tussen honderden e-mails is vaak het zoeken naar de spreekwoordelijke speld in de hooiberg. De killer-app van toen is zo welig gegroeid; als we niet oppassen is het ‘killing us’!
De nadelen van e-mail
Wat is er misgegaan met het e-mail gebruik? Waarom ervaren we e-mail tegenwoordig vaak als inefficiënt?
1. E-mail is een generiek kanaal. Het is letterlijk een grote digitale brievenbus waarin iedereen berichten over de meest uiteenlopende onderwerpen kan droppen. Je moet een goede administratie bijhouden wil je het overzicht houden over alle onderwerpen, welke urgentie berichten hebben en welke openstaande acties er zijn. De meeste mensen houden niet van een dergelijke administratie of het ontbreekt aan tijd om het bij te houden. In veel gevallen is het een combinatie van beide. Bovendien is het systeem niet geschikt als archiefkast om informatie terug te vinden.
2. E-mail is push. Er zijn onderzoeken geweest waaruit bleek dat mensen op het werk, wanneer ze achter hun computer zitten, meer dan 1 keer per minuut hun e-mail checken. E-mail is een erg storend medium geworden. Vaak hebben mensen de neiging om meteen te lezen en te reageren en worden uit hun concentratie gehaald. Wanneer je niet meteen reageert loop je de kans dat je het later vergeet.
3. E-mail is persoonlijk. Omdat e-mail een generiek kanaal is waarin alle berichten die voor jou zijn bestemd door elkaar lopen, heeft het een persoonlijk karakter. Je gaat niet zomaar in iemands inbox kijken en als iemand je laat meekijken voel je toch een lichte gêne. Hoewel e-mail persoonlijk van karakter is, wordt het instrument vaak ingezet om meerdere personen tegelijk te bereiken. Wanneer je reageert op zo’n bericht en even later je collega, dan ontstaat vaak een eindeloze wisseling van ‘reply’ op ‘reply’ die volstrekt onoverzichtelijk wordt. Ten slotte is het nadeel van het persoonlijke karakter van e-mail dat wanneer iemand de organisatie verlaat, hij zelf zijn e-mailbox zal leegmaken, of het wordt door de IT afdeling weggegooid. Veel kennis gaat op die manier verloren.
Als je er even over nadenkt is het eigenlijk heel raar dat de e-mail ons belangrijkste middel is geworden om binnen bedrijven samen te werken. Voor de organisatie is het niet goed omdat het een gefragmenteerd, vluchtig medium is waarmee niets aan kennis wordt opgebouwd in het organisatie-domein en voor de mensen die ermee moeten werken wordt e-mail steeds meer een plaag!
Communicatie via een platform
Zijn er dan alternatieven? Ja, gelukkig wel. Met de opkomst van web 2.0 technologie is het mogelijk om op andere manieren samen te werken. Vooral wiki’s en blogs zijn hier een goed voorbeeld van.
Hèt grote voordeel van wiki’s en blogs is dat het een platform is om samen te werken, in plaats van een kanaal. Onderstaande schema (beschikbaar via internet)laat de verschillen heel duidelijk zien
Een platform heeft een aantal grote voordelen:
1. Het kan overzichtelijk rond onderwerpen worden ingericht. Hierdoor wordt het makkelijk om informatie terug te vinden. Bovendien kun je alle reacties van de groep overzichtelijk bijelkaar zien.
2. Het is een informatie-pull: je gaat er naartoe als je informatie nodig hebt. Daarmee is het niet meer een storend element zoals de e-mail dat kan zijn.
3. Het wordt opgebouwd in het organisatie-domein: medewerkers haken af- en aan, naar gelang hun functie of dienstverband. Kennis loopt niet meer weg met het verwijderen van e-mails en er wordt over langere termijn kennis opgebouwd die beschikbaar blijft voor nieuwe medewerkers
Conclusie
Moeten we dan nu maar stoppen met het gebruiken van e-mail? Nee dat lijkt me niet. E-mail kan nog steeds heel functioneel zijn in het één op één contact tussen medewerkers, waarbij het helemaal niet de bedoeling is dat anderen kunnen meekijken. Ik ben er echter wel van overtuigd dat als we alle informatie en kennis die voor een grotere doelgroep van belang is, gaan delen via een platform in plaats van via de e-mail, dat de organisatie daar meer mee is gebaat en het ons bovendien bevrijdt van een hoop e-mail terreur!
Groepsweblog: zit het succes in de tool of is het iets anders?
Een groepsweblog werd het belangrijkste middel voor het delen van kennis en informatie in mijn team van projectmanagers. Lag dat nu aan die tool of zat het in iets anders?
Omdat ik net ben begonnen met mijn onderneming De Bovenverdieping spreek ik veel met vrienden, kennissen en mensen in mijn netwerk over wat ik nu precies doe. Ik leg dan uit dat het gaat om het beter laten samenwerken van mensen in organisaties. Meestal kijkt mijn gehoor mij dan een beetje wazig, hoewel niet ongeïnteresseerd, aan. Toegegeven, dat is ook nog erg vaag, ‘beter samenwerken’. Werken we in de meeste bedrijven dan zo slecht samen? Daar kun je op verschillende manieren tegenaan kijken.
Ik denk dat de meeste medewerkers in organisaties in principe gemotiveerd zijn om hun werk goed te doen en dat ze daarvoor vaak hun collega’s nodig hebben. Niet alleen om kennis en informatie uit te wisselen om hun taken te kunnen uitvoeren, maar ook om zich verbonden te voelen met anderen in de groep, te leren en waardering voor hun werk te krijgen. In die zin denk ik dat in de meeste organisaties goed wordt samengewerkt of dat althans de wil daartoe aanwezig is.
Maar is het resultaat van die samenwerking ook altijd optimaal? Daar ben ik niet zo van overtuigd. Zelf ben ik een tijd als projectmanager werkzaam geweest in een groot bedrijf. Ik maakte onderdeel uit van een team van projectmanagers die allemaal hun eigen projecten deden op verschillende locaties in het land. Eens in de maand kwamen we samen om over onze projecten te praten en probeerden we ons gezamenlijk te ontwikkelen in het vak. Toch merkte ik dat ik voornamelijk alleen mijn weg moest vinden in mijn project en in de organisatie. Hoe kwam dat?
Terugkijkend denk ik dat er twee belangrijke factoren een rol hebben gespeeld in de geringe interactie tussen de collega’s binnen het team
- Het ontbreken van een prikkel. Ik kon heel goed mijn werk doen zonder te overleggen met collega’s. Ik wist eigenlijk ook niet zo goed wat mijn collega’s specifiek konden toevoegen in mijn project. Ik kende hun projecten slechts oppervlakkig uit onze maandelijkse bijeenkomsten en wist omgekeerd ook niet wat ik daar voor hen aan toe zou kunnen voegen. Ik had het gevoel dat ik mijn werk goed deed in mijn eentje en dat deze zelfstandigheid ook van mij als professional werd verwacht
- De drempel om elkaar te bereiken. Als er al een prikkel was om mijn collega’s inhoudelijk te betrekken, merkte ik bij mijzelf een bepaalde terughoudendheid. Zomaar een e-mail sturen aan het hele team vond ik geen goed idee aangezien iedereen drukke projecten heeft en zo’n ongerichte e-mail sneeuwt dan al snel onder in ieders ‘inbox’. Door de verschillende locaties kwamen we elkaar ook weinig in de wandelgangen tegen en bovendien moet je dan net toevallig die collega tegen het lijf lopen die je met zijn kennis kan helpen.
Dat werd anders toen we met een teamweblog gingen werken. Omdat ik in mijn project bezig was met het implementeren van teamweblogs, heb ik er ook een geïntroduceerd in mijn eigen team. Het werkte erg eenvoudig: ieder teamlid kon berichten plaatsen, lezen en reageren. Elk bericht was terug te vinden onder verschillende onderwerpen en door op trefwoorden te zoeken.
Met dit platform voor ons eigen team was het ineens mogelijk om heel laagdrempelig iets te delen van mijn projecten, waar collega’s vervolgens op konden reageren. Met deze berichten hoefde ik mijn collega’s niet te ‘storen’ omdat ze zelf bepaalden wanneer ze er naar keken. Het reageren op een bericht was erg eenvoudig en bovendien kon iedereen meteen alle reacties zien. Door te zien wat anderen op het platform deelden werd ik zelf ook weer geprikkeld om reacties te geven of zelf iets te plaatsen. Kortom, er ontstond veel meer samenwerking. Ging dat vanzelf?
Hoe mooi de weblog tool ook was en hoe goed hij ook werkte, het ontstaan van de samenwerking daarmee ging niet vanzelf. De maandelijkse bijeenkomsten waren nog steeds nodig en we hebben een aantal doelstellingen voor onszelf geformuleerd die ons dwong tot samenwerken. In het begin werd er nog veel per e-mail rondgestuurd, maar met actieve begeleiding van mijn kant kregen de meesten snel in de gaten dat de weblog toch een veel meer geschikt instrument was. Binnen een aantal maanden was de weblog het belangrijkste medium voor het delen van kennis en informatie binnen het team. Het grote voordeel is dat deze kennis en informatie echt door de groep is opgebouwd, overzichtelijk is, makkelijk terug te vinden en –heel belangrijk- niet meer gekoppeld aan individuen. Wanneer iemand het team verlaat, blijft de kennis beschikbaar en kan de nieuwe collega zich gemakkelijk inwerken in het team.
Het succes van de teamweblog waarmee ik met mijn collega’s heb gewerkt was echt een combinatie van de tool zelf, het creëren van de juiste setting en het begeleiden van de gebruikers. Deze drie factoren zijn echt allemaal even belangrijk. Laat je niet verleiden tot het kopen van een tool alleen, want dat draait geheid op een teleurstelling uit!
Online Community Unconference 2008 op 18 juni @Mountain View
De Online Community Unconference 2008 wordt gehouden in Mountain View op 18 juni.
Er zijn nog plaatsen vrij en deze zijn via deze link te boeken voor $195.
Social Strategy Talk 2008 op 22 mei @Amsterdam
De Social Strategy Talk 2008 vind op 22 mei plaats in de WesterUnie in Amsterdam.
Het thema is crowdsourcing, en niemand minder dan de bedenker van dat woord, Wired-redacteur Jeff Howe is gestrikt als spreker.
Howe’s nieuwe boek ‘Crowdsourcing: Why the Power of the Crowd Is Driving the Future of Business’ komt pas eind juli uit (en staat al voor een heel groot gedeelte in draft gepubliceerd op Howe’s weblog). Tijdens de Social Strategy Talk vindt de Europese primeur plaats van zijn toespraak.